Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Wat betekent de AVG voor de klanten van DenL Business Support B.V.
Om te beginnen is de AVG van belang voor alle klanten van DenL Business Support B.V. die persoonsgegevens verwerken. Dat wordt bijna door ieder bedrijf gedaan.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegeven is elk gegeven over een levende persoon direct of indirect identificerend, bijvoorbeeld: naam, adres, klantnummer en telefoonnummer. Iedereen krijgt hiermee te maken. Het gaat nl. over de omgang van de persoonsgegevens van derden die via de digitale snelweg overal hun weg vinden. Al onze persoonsgegevens staan her en der, denk aan vliegtuigmaatschappijen, hotelketens, internetverkoop etc. Maar ook wat u en wij doen met al die gegevens, deze moeten behoorlijk en zorgvuldig worden verwerkt in overeenstemming met de wet en vooral niet meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk.
Persoonsgegevens mogen alleen voor vooraf vastgestelde doeleinden worden verwerkt en één van de wettelijke grondslagen uit de AVG moet van toepassing zijn waarbij betrokkenen vooraf geinformeerd moeten worden over de gegevensverwerking. De persoonsgegevens moeten beveiligd worden tegen onrechtmatige verwerking.
Er zijn vele voorbeelden te bedenken zoals de namen en telefoonnummers op een smartphone, de emailadressen in uw mailbestand, bankgegevens, IP adressen etc. etc. etc.
Daarna komt de vraag wat er met de gegevens gedaan wordt na verloop van tijd? Mag je persoonsgegevens bewaren of zit er een bewaartermijn aan vast? Heeft men te maken met een bewaartermijn dan moeten de gegevens verwijderd worden na het einde van deze bewaartermijn. Mogen deze bewaard blijven dan moet er wel aangeven worden waarom en dit moet vastgelegd worden in een privacy statement.
In dit privacy statement kunt u aangegeven hoe u dat voor uw bedrijf heeft geregeld. Een voorbeeld van dit privacy statement vindt u in de bijlage bij deze nieuwsbrief.
In deze AVG worden alle processen aangescherpt en als klant van DenL Business Support B.V. bent u de BEHEERDER.
DenL Business Support B.V. is de BEWERKER en al datgene wat de bewerker gebruikt zoals het computerprogramma voor administratieverwerking, de belastingverwerking, de verwerking van de loonadministratie, de opslag van alle digitale gegevens en alle andere bedrijven waar DenL Business Support B.V. gebruik van maakt zijn de SUB-BEWERKERS. DenL Business Support B.V. heeft een sub-bewerkingsovereenkomst gesloten met de sub-bewerker. Waar het om gaat is de rechten van de betrokkenen te waarborgen. Er is dus sprake van een beheerder (wordt ook verantwoordelijke genoemd) en de beheerder is iedereen die persoonsgegevens verwerkt voor eigen doeleinden. De bewerker (wordt ook verwerker genoemd), is het bedrijf (zoals DenL Business Support B.V.) die op verzoek van de beheerder de verwerkingen uitvoert. Een sub-bewerker is een bedrijf die, in opdracht van DenL Business Support B.V., zijn expertise aanwendt om de gegevens te verwerken of om de digitale snelweg te begeleiden. De betrokkene is de persoon wiens gegevens gebruikt worden voor de verwerking. Het klink misschien raar maar een werkgever moet, schriftelijk, toestemming hebben van zijn personeel om de benodigde gegevens te gebruiken om het salaris te kunnen verwerken. Zonder de benodigde gegevens kan het salaris niet gegenereerd worden en dit is een “must”. Daarnaast is er ook een register-verwerkingsactiviteiten nodig. Dit is een Excel sheet waarin u aangeeft wat, wanneer en hoe u gegevens verwerkt.
Mocht u met uw website gebruik maken van Cookie’s dan dient u ook een cookiestatement op te stellen.
Wij zijn tot de conclusie gekomen dat maar weinig klanten van DenL Business Support een verwerkersovereenkomst met ons hebben afgesloten.
Wij raden u ten zeerste aan om een verwerkersovereenkomst met ons af te sluiten om de verwerking van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Bij een datalek dient de A.P. (Autoriteit Persoonsgegevens) gewaarschuwd te worden en alle betrokkenen in deze, dus al diegene waarvan er eventueel gegevens “gelekt” zijn.
Een
datalek is:
- Een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens;
- Van een datalek is alleen sprake als er persoonsgegevens verloren zijn gegaan of onrechtmatig zijn verwerkt; en
- Bijvoorbeeld een zoekgeraakte USB-stick, een gestolen laptop of een inbraak door een hacker.
Er is een meldplicht voor datalekken bij de A.P. (Autoriteit Persoonsbescherming)!
Wij hebben een eenzijdige verwerkersovereenkomst op de website van DenL staan. Deze kunt u gebruiken.
Op 25 mei gaat de AVG in werking. Op 26 mei zal de A.P. (Autoriteit Persoonsbescherming) echt niet op uw stoep staan maar er moet nog wel werk verricht worden om de zaken in het kader van de AVG voor u als klant van DenL Business Support. B.V. te regelen.
Bijgaand hebben wij diverse documentatie over de AVG bijgevoegd:
