Newsletter IST n°10, Juillet 2015
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Direction de la documentation
Pôle Information Scientifique et Technique
École des Ponts ParisTech
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Nous vous remercions de votre fidélité et de l’intérêt que vous portez à cette lettre puisque nous savons désormais que vous êtes 62 % à la lire parfois ou toujours ! C’est d'ailleurs l'un des nombreux enseignements de l’enquête que nous avons menée auprès des chercheurs de l'École durant l’été 2014. Ce numéro est justement consacré à la présentation des résultats, aux premières actions mises en place et à celles que nous développerons pour répondre toujours au plus près à vos besoins.
Cette enquête avait 2 objectifs :
- connaître
votre degré de satisfaction des ressources et services que la Direction de
la documentation vous propose,
- découvrir
ce que vous savez des services, outils et ressources à votre disposition,
avec des questions quizz pour lesquelles les réponses correctes étaient
comptabilisées.
Motivés par le lot à gagner, soit une heure avec sa documentaliste référente, à offrir éventuellement à quelqu'un qui en avait davantage besoin, vous avez été nombreux à répondre à l'enquête. Nous vous en remercions et nous félicitons Jean-Michel Pereira du laboratoire Navier, heureux gagnant, pour sa bonne connaissance de nos services.
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Nous avons eu 188 connexions à l’enquête, 170 réponses exploitables en début de questionnaire et 142 à la fin.
CONSTAT : 78 % des répondants ont pour langue maternelle le français, le taux descend à 65 % sur la population des doctorants et post-doctorants.
ACTION : lors des formations qui leur sont dédiées, les informations essentielles à connaître sur les ressources et les services documentaires sont ou seront traduites et diffusées sur des supports de communication bilingues.
Enfin, du point de vue matériel, seulement 15 % des répondants sont équipés d’une tablette dont 52 % l’utilisent pour travailler. L'adaptation des outils aux supports mobiles, c'est-à-dire répondant aux critères du responsive design, n'apparaît pas dans les réponses comme étant primordial. Nous sommes toutefois attentifs à cette pratique émergente et aux contraintes qui lui sont liées.
CONSTAT : D’autre part, les questions relatives à l’utilisation des réseaux sociaux par les chercheurs montrent un début d’intérêt pour ces média, avec un attrait plus franc pour ResearchGate.
ACTION : nous avions consacré le n°3 de la Newsletter IST aux outils collaboratifs et à l'utilisation des réseaux sociaux par les chercheurs.
Les formations à HAL sont l'occasion d'échanger sur ces sujets, de répondre à vos questions toujours plus nombreuses et de vous fournir des éléments de réflexion. Nous nous efforçons de faire une veille régulière sur l'Open Access et la mise en ligne de documents scientifiques via ResearchGate.
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Besoin de formation et surtout d'information...
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CONSTAT : Parmi les services proposés par la DirDoc, nous vous avions demandé d’en choisir 3 à améliorer en priorité. Vos réponses à cette question corroborent celles que vous avez données par ailleurs avec notamment l’expression nette d’un besoin en formation et en information.
...à propos des outils
ACTION : Depuis la fin de cette enquête, 5 ateliers Zotero ont été organisés dans différents laboratoires. N'hésitez pas à solliciter votre documentaliste référente pour organiser de nouvelles sessions !
Par ailleurs nous avons affiné les paramétrages de notre moteur de recherche multibases search.enpc.fr afin d’améliorer la pertinence des résultats. Bien qu'il existe des disparités entre les laboratoires, l’enquête nous alerte sur le fait qu’il reste globalement trop peu connu de vous. Point d'accès unique à plus de 200 millions de références, cet outil vous permet de chercher parmi nos ressources papier et électroniques, d'explorer par domaines thématiques et d'affiner les résultats grâce aux facettes (par type de document, par date, etc.). Cette fonctionnalité s’avère redoutablement efficace et génère ainsi des résultats plus pertinents qu’une requête dans Google Scholar, qui fait pourtant partie de vos outils préférés.
...à propos de la stratégie de publication
CONSTAT : Vous avez été plus de 40 à déclarer un intérêt pour l’aide à la stratégie de publication.
ACTION : Nous réalisons des études à la demande pour identifier les revues d’un secteur susceptibles de publier vos travaux et nous fournissons les données relatives au facteur d’impact et à la politique de l’éditeur en matière d’Open Access pour vous guider dans vos choix. Encore une fois, sollicitez votre documentaliste référente pour en bénéficier.
...à propos des ressources électroniques
De nombreuses questions avaient vocation à mesurer la connaissance des répondants sur les ressources mises à leur disposition et d'avoir leur avis sur leur utilité. Pour plus de pertinence, les ressources citées dans les questions de l'enquête variaient selon le laboratoire de rattachement.
CONSTAT : Nous décelons ici un véritable besoin en information concernant les ressources que nous pensons justement être en adéquation avec les thématiques de recherche des chercheurs de l'École.
ACTION : nous avons mis à jour les guides d’accueil à destination des nouveaux arrivants dans les laboratoires et nous allons les valoriser davantage en ligne. Suite à l'arrivée d'une nouvelle personne en charge des ressources électroniques à la DirDoc, le projet de dresser un panorama plus précis de nos ressources et d’améliorer la page qui les présente ( AtoZ) a été décalé pour fin 2015.
...à propos de la règle de signature des publications
Grâce à plusieurs questions quizz, nous souhaitions savoir si les répondants étaient en mesure de nous citer toutes les tutelles de leur laboratoire, et parmi ceux qui passaient cette première étape, combien réussissaient à appliquer la règle de signature UPE.
CONSTAT : Le taux de bonnes réponses de 53 % sur la ligne de signature à adopter pour le laboratoire du répondant corrobore notre constat lors de la collecte des références et nos difficultés à identifier la production scientifique de l'École dans des bases bibliographiques telles que le Web of Science ou Scopus.
Cette ligne de signature, décrivant l'affiliation de l'auteur est loin d'être anodine et fait l'objet de traitements spécifiques dans le WoS et Scopus pour être interrogée via leurs formulaires de recherche. C’est donc à partir de cette ligne que l’on peut déterminer si une publication peut être affectée à un chercheur de l'École des Ponts ou pas. Si l'École n’est pas citée ou mal, les conséquences sont multiples :
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Cette ligne de signature, décrivant l'affiliation de l'auteur est loin d'être anodine et fait l'objet de traitements spécifiques dans le WoS et Scopus pour être interrogée via leurs formulaires de recherche. C’est donc à partir de cette ligne que l’on peut déterminer si une publication peut être affectée à un chercheur de l'École des Ponts ou pas. Si l'École n’est pas citée ou mal, les conséquences sont multiples :
- il nous est impossible de vous aider à repérer vos publications pour les importer dans HAL par exemple et donc de les faire figurer au rapport d’activités de votre laboratoire,
- la recherche effectuée au sein des laboratoires de l'École ne peut pas lui être attribuée et c'est préjudiciable à son rayonnement,
- les analystes et les organismes de classements internationaux ne pourront pas non plus procéder à une évaluation juste de la production scientifique.
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ACTION : Nous avons travaillé avec les éditeurs Thomson Reuters et Elsevier pour améliorer la visibilité de l'École dans leur base et en faciliter le repérage. C'est un travail long et complexe qui ne pourra de toute façon pas se passer d’un effort des chercheurs lors de la publication de leurs travaux. En lien avec ce sujet, notons enfin que vous n’êtes que 27 % à savoir ce qu’est ORCID et donc sans doute très peu à vous être créé cet identifiant unique qui permet de vous attribuer sans ambiguïté les travaux que vous avez produits. Nous vous invitons à relire le numéro 6 de la Newsletter qui lui était consacré.
...à propos d’indicateurs bibliométriques
À la question “Est-ce que vous vous intéressez à votre h-index ?”, vous êtes 42 % à répondre “oui” et le taux monte jusqu’à 57 % pour la population des chercheurs uniquement, les doctorants et post-doctorants étant par essence moins concernés. Et vous semblez également attachés à l'importance du facteur d''impact de la revue à laquelle vous soumettez un papier puisque vous êtes nombreux à prêter attention à ce critère lors du choix de la diffusion de vos travaux.
...à propos de HAL et de l’Open Access
CONSTAT : À propos de HAL et de l’Open Access, nous vous avions proposé une liste d’assertions parmi lesquelles vous deviez identifier les vérités. À ce petit jeu, nous avons découvert que vous étiez encore trop nombreux à penser que le dépôt du texte intégral était obligatoire, même si c’est évidemment l’option idéale et bien l’objectif d’une archive ouverte que de proposer du full-text. De même, vous avez été plus de 80 à répondre qu’il était impossible de déposer un article dans sa version éditeur, et pourtant de nombreuses revues l’autorisent. Ce sont les sites Sherpa/RoMEO et Héloïse (pour la France) qui peuvent vous renseigner sur la politique des éditeurs. Mais manifestement vous êtes trop peu à les connaître (une seule bonne réponse concernant Héloïse) et seulement 22 répondants ont déclaré toujours vérifier la politique de l’éditeur lorsqu’ils cherchaient à publier leurs travaux. Par ailleurs concernant la pratique du Gold Open Access, c’est-à-dire le paiement de l’éditeur au moment de la publication pour que l’article soit ensuite en libre accès, vous n’y êtes manifestement pas favorables.
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ACTION : Après la sortie de la nouvelle version de HAL en octobre 2014, nous avons organisé une campagne de formation et d’information à destination de tous les chercheurs de l'École et des doctorants d’UPE. Au cours du 1er semestre 2015, des ateliers HAL ont été animés dans les laboratoires CEREA, CIRED, LEESU, LVMT, Navier et Saint- Venant. Des interventions au CERMICS, à Imagine et au LATTS sont en préparation pour le second semestre. De plus, le numéro 9 de la Newsletter a été consacré aux nouvelles fonctionnalités de HAL avec un Vrai/Faux inspiré des résultats de l’enquête.
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Deux autres questions portaient sur HAL :
- l’une volontairement provocatrice vous demandait si vous étiez d’accord avec le fait que “déposer dans HAL ne prenait que quelques minutes” et vous avez été 50 % à être d’accord. Mais nous espérons que vous êtes plus nombreux aujourd’hui grâce aux nouvelles fonctionnalités de HAL qui accélèrent le dépôt grâce notamment à la récupération automatique des métadonnées.
- l’autre “Si on saisit pour vous dans HAL toutes les métadonnées d'un de vos articles, irez-vous ensuite y ajouter le texte intégral ?“ a généré un oui massif à 71 %. En réalité, cette opération avait déjà été réalisée par le passé par le pôle IST et avait malheureusement donné lieu aux ajouts de peu de fichiers. Malgré tout, si vous avez une bibliothèque fournie de fichiers que vous avez le droit de partager sur HAL, nous pouvons vous aider.
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Bibliothèques de labos : un intérêt nuancé
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CONSTAT : Si vous êtes 58 % à emprunter dans la bibliothèque (ou le fonds dédié, comme au LVMT) de votre laboratoire, il y a de grosses disparités d’un laboratoire à un autre avec notamment un beau succès pour l’espace créé en Coriolis avec la fusion des fonds du CEREA, d’Imagine et du CERMICS. 73 % des répondants qui déclarent y faire des prêts.
Nous sommes en revanche dubitatifs sur les réponses relatives au signalement ou à l’enregistrement de vos prêts vous-mêmes. En effet, vous ne seriez que 21,5 % à vous servir sans rien dire… Ce taux est surprenant puisque nous constatons beaucoup de disparitions lorsque nous procédons à l’inventaire et nous recevons peu de mails nous demandant de procéder à des prêts ou des retours dans le système de gestion des bibliothèques.
ACTION : Nous allons continuer à sensibiliser les chercheurs sur l'importance du signalement des prêts. N'oubliez pas : un livre mal rangé ou non signalé est un livre perdu ! Cela ne prend que quelques secondes de nous envoyer le code-barres d’un document. Nous avons aussi mis en place des prêts longue durée (6 mois renouvelables une fois) et même des prêts permanents pour les membres des laboratoires. N'hésitez pas à y recourir pour garantir une gestion plus saine des fonds qui vous sont dédiés.
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Services : un fort taux de satisfaction et la possibilité de recourir davantage aux documentalistes
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L’enquête révèle que vous êtes 51 % à ignorer qu’il est possible de faire appel aux services de votre documentaliste référente. Et pourtant vous pouvez même entrer directement en contact avec nous via le tchat en ligne accessible depuis différentes pages. Nous espérons que cette Newsletter vous aura montré sur quels champs nous pouvons intervenir, en plus évidemment du service de fourniture de documents que vous connaissez certainement déjà.
D’autant que, lorsque vous faites appel à nous, vous avez l’air comblés : nous avons effectivement un taux de satisfaction de 95 %. En moyenne, vous êtes 79 % à avoir pu identifier votre référente dans la liste proposée, avec de forts écarts d’un laboratoire à un autre.
En guise de conclusion, nous vous redonnons cette liste pour vous inciter à nous solliciter et et à nous mettre au défi de maintenir notre niveau de services et même de l'améliorer !
CEREA - Frédérique Bordignon
CERMICS - Florence Rieu
CIRED - Frédérique Bordignon
IMAGINE - Florence Rieu
Laboratoire d’Hydraulique Saint-Venant - Johanna Descher
LATTS - Brunilde Renouf
LEESU - Frédérique Bordignon
LVMT - Delphine Du Pasquier (en ce moment remplacée par Valérie François)
Laboratoire Navier - Florence Rivière Lamor
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Une question ?
Si vous souhaitez qu'un point particulier soit abordé dans cette newsletter, n'hésitez pas à nous en faire part.
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Pôle IST de la Direction de la Documentation, des archives et du patrimoine
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