La première avancée dont nous souhaitons vous parler va considérablement améliorer votre expérience du dépôt puisque, désormais, il n’est plus nécessaire de saisir manuellement toutes les métadonnées !

 

Titre, résumé, revue, mots-clés, affiliations des auteurs… peuvent être récupérés automatiquement :

Le choix du type du document déposé se fait en réalité en 2 temps :

Vous êtes désormais guidé dans la saisie des données. Vous pouvez d’ailleurs y revenir à tout moment pour changer le type de dépôt ou modifier la valeur d’un champ : autrement dit, vous pouvez désormais naviguer d’une page à l’autre sans perdre les données saisies.

 

Et si vous êtes perdu, référez-vous à la documentation ou contactez votre documentaliste.

 

Selon la licence choisie, la communauté scientifique (mais pas seulement) aura plus ou moins de libertés à disposer de l’œuvre ainsi placée sous licence CC.

Cette spécification n’est pas obligatoire pour le déposant, mais elle permet aux auteurs de protéger leur travail, en particulier les documents non publiés. Le lecteur peut ainsi savoir comment réutiliser les documents déposés.

 

 

Pour plus d’informations sur les Creative Commons et une description des 6 licences possibles, consultez le site officiel, et pour des réponses aux questions d’ordre juridique, consultez la page dédiée aux questions juridiques dans la Documentation de HAL.

Pour signaler le projet ANR lié à un dépôt, il faut renseigner le champ dédié dans le formulaire des métadonnées. Pour plus de facilité, le référentiel complet des projets ANR est inscrit dans HAL (accessible via AURéHAL) et mis à jour avec l’ANR. Il suffit de saisir les premières lettres pour faire ressortir le nom ou l’acronyme des projets qui correspondent. Ce signalement est désormais homogène dans HAL et il permet de faire afficher tous les travaux s’y référant.

 

Exemple ci-dessous : en tapant les termes du projet “valeur durable des filières de recyclage des composites”, le code et l’acronyme s’affichent automatiquement. Il suffit de sélectionner le titre dans la liste pour l’enregistrer dans son dépôt. 

La nouvelle version de HAL permet de déposer des données de la recherche telles que des videos, cartes, images… qu’il est possible de lier au dépôt d’une publication pour l’illustrer.

 

Par exemple, ci-dessous un dépôt illustré par des images :

Le nouveau moteur de recherche de cette version permet enfin de rechercher dans les PDF déposés. De plus, une présentation des résultats par facettes offre de multiples filtres possibles pour affiner vos requêtes (par type de document, année ou encore auteurs).

Beaucoup d’entre vous se plaignaient des différentes formes que pouvait revêtir leur identité dans HAL : prénom en entier ou pas, problème d’accents ou de trait d’union, nom de jeune fille, etc. C'est désormais de l’histoire ancienne puisqu’il est possible dans HAL v3 de repérer toutes ces variantes et de les regrouper sous un identifiant unique appelé "l'idHAL". Il s'agit en réalité d'une forme par défaut. Attention, cela ne veut donc pas dire que toutes les “mauvaises” formes sont fusionnées et disparaissent au profit d’une forme unique, cela signifie simplement qu’elles sont rattachées à cet idHAL et que toutes les publications de toutes ces variantes seront remontées par une requête ne portant pourtant que sur la forme par défaut.

Pour créer son idHAL, il faut prendre quelques minutes pour repérer toutes ses publications et toutes les formes que peut prendre votre nom d’auteur dans HAL. Pour ce faire, il faut :

 

Malgré ce paramétrage, rien n’empêchera un autre contributeur de déposer une publication dont vous êtes l’auteur ou le co-auteur en créant une nouvelle variante erronée de votre nom. Il faut donc vérifier régulièrement que votre idHAL remonte bien TOUTES vos publications. C’est d’ailleurs en surveillant votre compte que l’idHAL peut s’avérer redoutablement efficace pour résoudre les problèmes d’homonymie.

 

Enfin sur cette page de paramétrage de l’idHAL, il est possible d’associer d’autres identifiants vous concernant, et notamment votre numéro ORCID que vous avez dû vous créer en 2013 lorsque nous vous l’avons présenté dans le n°6 de la Newsletter IST, mais aussi votre identifiant ArXiv, vos comptes Twitter ou Facebook ou encore votre profil LinkedIn.

 

Toutes ces informations complètent votre identité numérique et viendront alimenter votre CV de chercheur, autre fonctionnalité phare de cette nouvelle version de HAL.

Nous vous avions vanté tous les mérites de la création d’une page dynamique qui peut recenser tous les travaux dont vous êtes l’auteur dans HAL ou toutes les publications de votre équipe ou de votre laboratoire (exemple). Cette fonctionnalité existe toujours et le formulaire de paramétrage est disponible dans l’onglet Services/Créer une page dynamique. Mais la version 3 de HAL vous propose aussi de créer un CV en ligne dans lequel vous pourrez vous présenter et faire afficher les publications que vous souhaitez. Grâce à l’activation de widgets, vous pouvez aussi nourrir cette page avec d’autres informations dynamiques : vos co-auteurs, un nuage de mots-clés, les revues dans lesquelles vous avez publié ou la possibilité de trier par année.

La création d'un idHAL est la condition sine qua non à l’activation d’un CV en ligne. Pour les paramétrages, rendez vous dans Mon espace/Mon CV. Après avoir effectué ces opérations, vous disposerez d'une URL unique et pérenne vous permettant d'accéder à votre page ; voir ici de nombreux exemples de CV de chercheurs sur HAL.

Parmi les nouveautés de l’onglet Mon espace, vous aurez la possibilité de partager la propriété d’un dépôt ou de demander à ce qu’un dépôt soit partagé avec vous si vous n’êtes pas la personne qui a procédé au dépôt.

Depuis Votre espace, vous pouvez consulter les statistiques relatives à vos dépôts. L’interface est quelque peu complexe, mais les documentalistes de la direction de la Documentation peuvent vous aider ! Par ailleurs, vous aurez sans doute remarqué l’affichage d’une zone réservée aux métriques sur chaque notice descriptive d’un document. Il s’agit de renseigner l’utilisateur sur le nombre de consultations et de téléchargements, mais aussi si elles existent, d’apporter des données Altmetrics, c’est-à-dire des mesures d’impact autres que le nombre de citations dans le Web of Science ou Scopus renseignant sur la visibilité sociale (nombre de tweets, de partages dans Mendeley, de citations dans Wikipedia, etc…).

Il ne s’agit ici que d’un aperçu des possibilités de HAL. Toute la documentation est disponible en ligne. Mais la direction de la Documentation va continuer à vous informer sur la question de l’Open Access et à vous former au dépôt dans HAL. N’hésitez pas à solliciter votre documentaliste référente de laboratoire et Florence Rivière-Lamor, responsable de HAL-Ponts.

 

Alors, pour valoriser votre travail et contribuer à la diffusion des connaissances, déposez vos documents dans HAL, il y en a déjà plus de 353 000 dans la base et plus de 5 000 dans HAL-Ponts !

 

Et pour ceux qui n’ont pas encore eu assez d’infos et/ou qui veulent tester leur connaissance de HAL, nous vous proposons un Vrai/Faux.

Faux ! Il est possible de signaler la référence seule de votre production ; cependant, la vocation des archives ouvertes est avant tout de valoriser du contenu. Il est fortement conseillé de déposer les versions de vos publications accordées par les éditeurs, car HAL conserve à long terme vos fichiers, en collaboration avec un expert de l’archivage électronique le CINES. De plus, il est reconnu que plus on dépose sur une AO, plus on est cité (de nombreuses études l’ont prouvé, retrouvez toutes celles sur le sujet ici).

 

Faux ! Il est possible de saisir au début du dépôt le DOI de la publication et les métadonnées reliées sont automatiquement complétées. De même, le dépôt d’un PDF complet permet aussi de remplir votre notice en un clic. Pensez à bien vérifier tout de même qu’il n’y a pas d’erreur.

 

Vrai ! Les types de documents tels que les posters, les notes de lecture… qui étaient propres à HAL-Ponts ont aujourd’hui été intégrés à tous les portails de HAL.

 

Vrai ! Il suffit de vérifier sur le site Sherpa/Romeo ou Héloïse si la revue concernée l’autorise.

 

Faux ! Si vous avez déposé le texte intégral, vous ne pouvez pas le retirer sauf cas très exceptionnels, mais vous pouvez toujours modifier les métadonnées et ajouter une version révisée.

 

Faux ! Il suffit souvent d’annoter le contrat avec une formule qui vous fait conserver le droit de diffuser votre travail via une archive ouverte. Par exemple : “I retain the right to self-archive a copy of my work and to make it freely available online on the web.”

 

Faux ! Le concept fondamental de HAL repose sur l’auto-dépôt par les auteurs eux-mêmes, qui sont d’ailleurs les mieux renseignés pour le faire. Mais les documentalistes de la DirDoc sont là pour vous former, vous assister et répondre ponctuellement à vos besoins. Enfin elles vérifient aussi la qualité des dépôts et procèdent à des corrections mineures, le cas échéant.

 

Vrai ! Il est possible de déposer des projets d’articles à l’état de preprint ou tout autre type de document de travail et éventuellement d’y apposer une licence Creative Commons. Lorsqu’il s’agit de document publié, le dépôt du texte intégral doit se faire en accord avec l’éditeur.

 

Vrai ! Effectuer un dépôt horodaté est une preuve de la paternité du document et des idées qu’il contient. Par ailleurs, si un document est visible sur Internet et qu’il est plagié, il est facile de démontrer la fraude.

 

Faux ! Il s’agit d’un compte personnel, personne ne peut le créer à votre place !