Wat is documentenbeheer?
Maart 2012
Hoewel documenten beheer wordt gezien als een nieuwe methodiek om informatie toegankelijk te maken, passen veel bedrijven documentenbeheer al in verschillende vormen toe. Denkt u maar eens aan:

- De wijze waarop u informatie ordent op uw bureau.
- Op welke manier u mappen inricht en ordent in uw dossierkast.
- Hoe de directory structuur van windows verkeer is opgebouwd.

Implementatie van een documentbeheer systeem maakt het mogelijk om niet alleen documenten centraal op te slaan en snel terug te vinden, maar ook om processen beter te beheersen en documenten sneller en breder in de organisatie of daarbuiten te distribueren.

Wat is een documentbeheer systeem?
Een document management systeem (DMS) is een informatiesysteem (softwarepakket) voor het managen van de creatie, vastlegging, raadpleging, routering en archivering van elektronische documenten, zoals MS-Word en MS-Excel bestanden, maar ook gescande formulieren, facturen en afbeeldingen.

Tot de functies van document management software behoort ook de controle over het wijzigingsproces van documenten, zoals tekstdocumenten, spreadsheets en foto's, met mogelijkheden als check-out, check-in en revisiecontrole.

Metagegevens
De database van document management software bevat de gegevens (ook wel metagegevens genoemd) die nodig zijn om documenten te kunnen vinden en om relaties tussen documenten te kunnen leggen (dossiervorming). Daarnaast zullen de moderne DMS systemen de fysieke opslag van de documenten ook in de database vastleggen. Op deze wijze maakt het niet meer uit wanneer een bestand wordt verplaatst.  

Waarom documentbeheer met een documentbeheer systeem?
Er zijn veel redenen om voor documentbeheer gebruik te maken een documentbeheer systeem. We zullen een aantal belangrijke noemen:
 
Efficiëntieverbetering
Informatie is altijd aanwezig. Zoeken, en vooral snel vinden, in duizenden documenten bespaart veel tijd. Het routeren van documenten zal helpen in de procesbeheersing van verschillende type documenten.
 
Ketenintegratie van processen & systemen
Door de informatie aan het begin van het proces te digitaliseren kunnen andere processen en systemen deze informatie (her)gebruiken en is ketenintegratie (ook naar externe leveranciers) veel gemakkelijker, want de belangrijkste drempel is weg: informatieoverdracht.
 
Kostenbesparing
Voorkomen dat een document vele malen gedupliceerd wordt. Geen kopieën naar elke verschillende belanghebbende. Één document digitaal opgeslagen kan door iedereen geraadpleegd worden. Digitale opslag is in veel gevallen goedkoper dan fysieke opslag.
  
 
Bouw Informatie Portaal
 
 
 
 
 
 
 

ddd

 

 

 

 

 
Be-Sync is bezig met de ontwikkeling van een Bouw Informatie Portaal voor, in eerste instantie, bouwbedrijven.
 
Bouwbedrijven die op de juiste tijd de juiste informatie willen brengen naar hun medewerkers kiezen voor het Be-Sync Bouw Informatie Portaal.
 
Met het Portaal hebben uw medewerkers, te allen tijde, toegang tot alle relevantie informatie om hun werk te doen. Bekijk hier alvast een aantal screenshots.
 
Enkele reeds beschikbare functionaliteiten zijn:
  • Actueel inzicht in de begroting.
  • Urenregistratie gekoppeld aan het ERP systeem.
  • Standaard formulieren zoals werkplekinspecties.
  • Uitvoerdersdagboek.
  • Project- en bedrijfsnieuwsberichten.
  • Online weersinformatie
  • Basis documentenbeheer
  • Basis workflow (procesdigitalisatie)
  • Wie is Wie (Smoelenboek).
Wilt u meer weten over onze ontwikkelingen of zoekt u een goede SharePoint sparringpartner? Neem dan contact met ons op of bel 0318 - 43 82 26.
 
20% korting op SharePoint implementatie
Heeft u interesse in SharePoint en zit u al een tijd te kijken naar de beschikbare mogelijkheden en functionaliteiten? Zoek niet langer en neem contact op met Be-Sync. 

Be-Sync heeft de expertise en kennis in huis om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Met behulp van een SharePoint QuickScan maken wij inzichtelijk wat SharePoint 2010 voor uw organisatie kan betekenen. Belangrijker hierbij is wat de voordelen en rendement zullen zijn op de lange termijn.
 
Microsoft SharePoint 2010 kunt u aanschaffen in 3 verschillende uitvoeringen:
  • Microsoft SharePoint 2010 Foundation (gratis)
    • Met deze versie van SharePoint heeft u o.a. de mogelijkheid om een basis intranet op te zetten of het eenvoudig delen van informatie.  
  • Microsoft SharePoint 2010 Standard (betaald)
    • Met deze versie van SharePoint heeft u de mogelijkheid om o.a. documenten te beheren, waarbij een aantal standaard functionaliteiten van SharePoint wordt aangeboden. Tevens kunt u met deze versie een grootschalig portaal of intranet implementeren.  
  • Microsoft SharePoint 2010 Enterprise (betaald)
    • Wilt u SharePoint inzetten voor recordmanagement/archivering? Dan is deze versie daar uiterst geschikt voor.
Als u nu een SharePoint implementatie (basis intranet, documentmanagement systeem, workflow inrichting of extranet) door Be-Sync laat uitvoeren, geven wij een korting van 20% korting op het totaalbedrag.

Wilt u meer weten? Neem dan
contact met ons op of bel 0318 - 43 82 26.
 
 
 
 

 
Be-Sync laatste nieuws
Be-Sync - Bouw Informatie Portaal
Om u op de hoogte te houden van de ontwikkelingen rondom het Be-Sync Bouw Informatie Portaal, kunt u via onderstaand link al vast wat screenshots bekijken.
 
 
Huurdeman geef opdracht voor SharePoint optimalisering
Na enige tijd te hebben gewerkt met het interne projecten portaal heeft Bouwbedrijf Huurdeman Be-Sync opdracht gegeven voor een aantal optimalisaties.
 
Wij zijn blij met deze opdracht en het vertrouwen van Huurdeman.
Xcellent ICT Groep geeft SharePoint opdracht
De Xcellent ICT Groep heeft Be-Sync opdracht gegeven om een klantenportaal te realiseren.
 
Middels het nieuwe klantenportaal wil Xcellent de klanten nog beter faciliteren in haar klant- c.q. informatiebehoeftes.
 
 
Flexibele oplossing voor uw urenregistratie
Be-Sync heeft een flexibele urenregistratie module ontwikkeld in SharePoint. Met de module is het mogelijk om uw uren online te registreren en te verwerken in uw ERP systeem. De module bevat o.a.: registreren van uren, goedkeuringsproces, uren boeken op projecten en is meertalig inzetbaar.

Klik hier voor alle nieuwsberichten van Be-Sync.
 
Copyright ©Be-Sync B.V. 2012