Juli 2016

Documenten beheer binnen uw bedrijf of projecten

Documentenbeheer is van een papier beheerde omgeving naar een digitaal beheerde omgeving getransformeerd. Hoe beheerd u deze digitale omgeving nu? Heeft u wel zicht op de hoeveelheid digitale documenten binnen uw organisatie of project? En zeker zo belangrijk beschikt u altijd over de juiste (laatste) versie en kunt u deze makkelijk en snel terugvinden?
 
Een documentenbeheersysteem helpt u in het beheren van de digitale informatie- of documentenstromen.

Waarom (project) documentbeheer met een documentbeheer systeem?
  • Efficiëntieverbetering/kostenbesparing
    Informatie is altijd aanwezig. Zoeken, en vooral snel vinden, in duizenden documenten bespaart veel tijd. Het routeren van documenten zal helpen in de procesbeheersing van verschillende type documenten. Digitale opslag is in veel gevallen goedkoper dan fysieke opslag. Beheersing van standaard documenten (sjablonen) geeft u eveneens kostenbesparingen.
  • Ketenintegratie van processen & systemen
    Door de informatie aan het begin van het proces te digitaliseren kunnen andere processen en systemen deze informatie (her)gebruiken en is ketenintegratie (ook naar externe partners) veel gemakkelijker. 
Een aantal belangrijke zaken om rekening mee te houden:
  • Implementatie van een documentbeheer systeem maakt het mogelijk om niet alleen documenten centraal op te slaan en snel terug te vinden, maar ook om document processen beter te beheersen en sneller en breder in de organisatie of daarbuiten gecontroleerd te distribueren.
  • De implementatie van een documentenbeheersysteem is geen sinecure en vraag de nodige aandacht en discipline. De verandering en impact is groter en complexer dan u in eerste instantie denkt.
  • De mogelijkheden en voordelen van een documentenbeheer systeem zijn vele malen groter dan de mogelijkheden met de standaard MS-Windows verkenner.
Be-Sync komt graag met u in gesprek om u verder te helpen met bovenstaande vraagstukken.
 

Meer informatie over Be-Project?

Bezoek onze website »    of bel      0318 - 43 82 26.

Projectarchivering (Incl. documenten)

Naar mate we steeds meer digitale (project) documenten hebben moeten we ook gaan nadenken over het digitaal archiveren van (project) documenten. We krijgen steeds meer digitale informatie te verwerken welke we uiteindelijk, liefst geautomatiseerd, willen archiveren. Deze documenten moeten nog wel doorzoekbaar blijven, zodat ze makkelijk vindbaar zijn.

Indien u uw documenten inmiddels in een Documenten Management Systeem (DMS) heeft kunt u het archiveringsproces vrij makkelijk in gang zetten. Met behulp van een DMS is het proces van archivering vrij makkelijk te automatiseren.
 
Met behulp van metagegevens kunnen (project) documenten geïdentificeerd en gearchiveerd worden. Metagegevens zijn extra gegevens over een document, denk bijvoorbeeld aan wie is de auteur, wanneer is het document gewijzigd etc. Op basis van bedrijfsregels (Business Rules) kan het DMS archiveringsproces geautomatiseerd in gang worden gezet.
 
Bij het archiveren van documenten zijn er een aantal zaken welke u in ogenschouw moet nemen. Zaken waar u aan moet denken zijn onder andere:
  • Verplaatsen van de documenten naar een speciale archief omgeving
    • Reden: opschonen van de productie / live omgeving
  • Omzetten van de documenten naar “alleen lezen”
    • Reden: in het archief mogen de documenten niet meer gewijzigd worden
Bij het archiveren van documenten is het belangrijk om te melden dat gearchiveerde documenten heel makkelijk terug te vinden zijn.
 
Belangrijk aandachtspunt voor het archiveren is dat men vooraf moet nadenken, bij de opzet van het systeem dus, over de inrichting van het DMS. Tijdens de inrichtingsfase moeten kenmerken (metagegevens) meegenomen worden om later te kunnen archiveren (filteren).
 
Als u van tevoren goed nadenkt over het gebruik van uw DMS, dan kunt u veel gemak hebben van het archiveren van uw (project) documenten. SharePoint is de ideale oplossing om uw projectdocumenten te beheren en ook te achiveren.
 
Het spreekt voor zich dat Be-Sync graag met u mee denkt.
  

Meer informatie over projectarchivering?

Bezoek onze website »    of bel      0318 - 43 82 26.

Laatste nieuws

Royal Boon Edam B.V. kiest voor uren oplossing Be-Sync
Na diverse goede en constructieve gesprekken heeft Royal Boon Edam International B.V. gekozen voor de urenoplossing van Be-Sync.
 
Aan de Stegge Twello kiest voor Be-Project
Na uitgebreide en diepgaande gesprekken heeft Aan de Stegge Twello gekozen voor Be-Project (een integraal Projecten- & Informatie Portaal).

Bekijk hieronder een paar voorbeelden van onze producten

© Copyright Be-Sync B.V. 2016