ICT in de bouw staat nooit stil
Augustus 2009
Ondanks het feit dat de meeste bedrijven in de bouwvak zitten, gaan de ICT ontwikkeling in de bouw gewoon door. Juist in deze tijd raden wij aan te investeren in ICT. Wanneer de bouw namelijk weer aantrekt wilt u dat uw ICT omgeving hier klaar voor is. Als de vraag binnen de bouwsector stijgt en uw ICT omgeving is hierop aangepast, kunnen werknemers efficiënter en effectiever werken en kan de vraag sneller afgehandeld worden.
 
Be-Sync wil met het bovenstaande aangegeven dat dit juist de tijd is om kansen binnen de I(C)T aan te grijpen. Juist nu heeft u als bedrijf de mogelijkheid om uw ICT omgeving te optimaliseren, innoveren en misschien wel uit te breiden. Belangrijk hierbij is dat de opleidingen minder invloed hebben op uw primaire proces.
 
In de komende jaren verwachten wij dat documentmanagement (beheer) en kennismanagement een steeds grotere rol zullen gaan spelen binnen de bouwsector. Binnen een organisatie kennen we tal van documenten en kennis die zijn opgeslagen en beheerd dienen te worden. Met een dergelijk systeem kun je het jezelf vele malen eenvoudiger maken. 
 
Met behulp van deze nieuwsbrief willen wij u erop attenderen dat Be-Sync een uitstekende partner is voor het invullen van een adviserende rol rondom uw ICT omgeving. Wij hebben de kennis in huis om uw huidige ICT omgeving te onderzoeken en daarbij aan te geven waar de kansen en bedreigingen liggen.

 
Ook Be-Sync staat niet stil         
Ondanks de kredietcrisis blijft Be-Sync niet stil zitten. Op dit moment is er bijvoorbeeld nog een groot project gaande bij Schipper Kozijnen. Bij deze klant zijn wij een intranet aan het implementeren die processen gaat ondersteunen binnen de organisatie. Dit intranet is overigens volledig gemaakt in SharePoint, het bekende samenwerkingsplatform.
-
Om nog even bij Microsoft SharePoint te blijven, na een korte stop gaan wij het eerder gestarte project bij bouwbedrijf Huurdeman verder voortzetten. Het betreft hier het opzetten van een projectinformatiesysteem, met als doel de werknemers te voorzien in hun informatiebehoefte vanaf de bouwplaats en kantoor.
-
Mocht u het nog niet weten, Be-Sync is ook actief in de SAP vastgoed wereld. Al een aantal maanden is één van onze SAP-consultants bezig met een implementatie bij de woningcorporatie Talis. Ook dit project wordt na de bouwvak weer voortgezet.
-
Aangezien Be-Sync ook goed fungeert in de advieserende rol, heeft Bureau Organisatie Bouwwezen (Bob advies) ons gevraagd een second opinion te geven betreffende hun aankomend outsourcing traject. BOB advies is inmiddels met de adviezen van Be-Sync op zak begonnen aan het vervolgtraject .  
-
Bij de BAM Groep zijn we inmiddels geruime tijd bezig om het vraagstuk rondom Informatie Management verder vorm te geven. Het structureren van de informatie architectuur en informatieprocessen staan hoog op de agenda bij de BAM.
-
Na een intensieve periode van (proces) ondersteuning aan de organisatie van Kuijpers Maintenance is een optimalisatie project daar recentelijk succesvol afgerond.
 
Wat is documentmanagement               Wat is kennismanagement           
Een document management systeem (ook wel DMS genoemd) is een informatiesysteem voor het managen van de creatie, vastlegging, raadpleging, routering en archivering van elektronische documenten. Dit kunnen bijvoorbeeld Word en Excel documenten zijn, maar ook gescande formulieren, facturen en afbeeldingen.

Waarom document beheer met DMS software
Er zijn een aantal redenen om bij documenten beheer het gebruik van document management software te overwegen:

Efficiëntieverbetering

Informatie is altijd aanwezig. Zoeken, en vooral snel vinden, in duizenden documenten bespaart veel tijd.

Betere ondersteuning van werkprocessen
Documenten zijn voor iedereen, overal en altijd beschikbaar. 

Ketenintegratie van processen & systemen
Door de informatie aan het begin van het proces te digitaliseren kunnen andere processen en systemen deze informatie gebruiken en is ketenintegratie (ook naar externe leveranciers) veel gemakkelijker, want de belangrijkste drempel is weg: informatieoverdracht.

Beveiliging
Authenticatie en autorisatie op gebruik van vertrouwelijke documenten. Opgeslagen documenten kunnen op verschillende niveaus beveiligd worden. Mappen, maar ook complete archieven kunnen beveiligd worden en eventueel gedeeltelijk elders opgeslagen worden.

Kostenbesparing
Voorkomen dat een document vele malen gedupliceerd wordt. Geen kopieën naar elke verschillende belanghebbende. Één document digitaal opgeslagen kan door iedereen geraadpleegd worden. Digitale opslag is in veel gevallen goedkoper dan fysieke opslag.

Eenvoudige dossiervorming
Een antwoord op een (ingescande) brief kan vanuit het DMS met Word of Excel gemaakt worden en is direct gekoppeld aan het betreffende document (linken van documenten).

Voordelen van documentmanagement software
- Stroomlijnen van processen en de invoer
- Snelle toegang tot desbetreffende informatie
- Eenvoudig en snel zoeken naar documenten
- Altijd op de hoogte blijven van de laatste wijzigingen
- Reductie van kosten met documenten beheer

Be-Sync wil u er op attenderen om eens te kijken naar het product Microsoft SharePoint. Dit is een samenwerkingsplatform dat zich uistekend leent voor bijvoorbeeld een documentmanagement systeem of een kennismanagement systeem. Het grote voordeel van dit systeem is dat het aan te passen is aan uw eigen eisen en wensen.

Kennismanagement is het maximaliseren van de waarde van de aanwezig kennis door het te verzamelen, te structureren, te ontsluiten en te beheersen. Kortom, ervoor zorgen dat de processen op alle onderdelen zo goed mogelijk verlopen door de juiste kennis op het juiste moment beschikbaar te stellen.

Waarom kennismanagement
Ook bij kennismanagement zijn een aantal redenen te bedenken om kennismanagement software te overwegen:

Het borgen van kennis
Betreft kennis die al op één of andere manier is vastgelegd

Het delen van kennis
Betreft kennis die alleen nog maar in de hoofden van werknemers zitten

Vergroten van uniformiteit
Iedereen dient gebruik te kunnen maken van dezelfde kennis.

Het ontsluiten van kennis
Vastgelegde kennis beschikbaar maken voor anderen, intern dan wel extern.

Samenvattend is de grootste reden om te kiezen voor kennismanagement software wanneer u al uw kennis wilt borgen, delen, vergroten en ontsluiten.
 
Voordelen van kennismanagement
Binnen het begrip kennismanagement zijn aan aantal voordelen te benoemen:

Innovatie stimulatie
Innovatie wordt gestimuleerd door uitwisseling van ideeën. Deze zijn namelijk vastgelegd in het systeem en eenvoudig op te zoeken.

Grotere werknemersloyaliteit
Deze loyaliteit wordt gecreërd door het ontwikkelen en belonen van werknemerskennis. De aanwezige kennis is geconcentreerd in plaats van verdeeld over meerdere mensen.

Beschikbaarheid
De werknemers en eventueel de klanten hebben altijd de beschikking over de benodigde kennis. Voorwaarde is wel een geavanceerd zoeksysteem (bijvoorbeeld die van Microsoft SharePoint).

Onderhoudskosten
De onderhoudskosten kunnen sterk gereduceerd worden, doordat onderhoud alleen 'on demand' plaatsvindt. Het gaat tenslotte niet meer om de kennis, maar om de behoefte aan kennis.

Om kennismanagement toe te passen in uw organisatie is het belangrijk dat de bedrijfscultuur dit ondersteunt en dat het niet een op zich zelf staand feit is. Kennisdeling moet ingebed zijn in de dagelijkse routine. Be-Sync kan u helpen dit doel te bereiken. Wij kunnen een kennismanagement systeem voor uw ontwerpen in bijvoorbeeld Microsoft SharePoint en implementeren binnen uw organisatie. Aangezien Be-Sync de gebruiker centraal stelt, hechten wij veel waarde aan het voorbereiden van de organisatie en het opleiden van de kerngebruikers.

 
Be-Sync en Consultancy                     

 
De wereld om ons heen is sterk aan het veranderen, zo ook de bouwwereld. De ICT omgeving zal hierbij net zo hard mee veranderen. Een bouwer heeft soms te weinig kennis in huis om kansen en bedreigingen te constateren. Uw ICT omgeving kan hierbij een grote puzzel zijn. Be-Sync heeft in de afgelopen jaren veel kennis opgedaan van verschillende ICT inrichtingen en kan u helpen kansen te creëren omtrent uw huidige ICT omgeving. In de bovenstaande informatie is al aangegeven dat een document -of kennismanagement systeem een uitstekende toevoeging is voor uw organisatie. Zo bent u klaar op het moment dat de markt weer gaat aantrekken.

Heeft u behoefte aan een onafhankelijk advies betreffende uw ICT omgeving? Wilt u ondersteuning bij het implementeren van bijvoorbeeld een documentmanagement systeem? Be-Sync heeft de expertise in huis om dergelijke systemen in te richten, te implementeren, de organisatie voor te bereiden op veranderingen en gebruikers op te leiden.
Be-Sync kan u ook helpen bij bijvoorbeeld andere trajecten zoals ERP implementatie en selectie trajecten.


Neem vrijblijvend contact op met Be-Sync via: 0318 - 43 82 26 of via info@be-sync.nl

 
Be-Sync Nieuws

Nieuwe website Be-Sync
Het team van Be-Sync heeft ondanks de zomerperiode niet stil gezeten. Vandaar dat wij met gepaste trots onze nieuwe website willen presenteren. Op basis van de MS-SharePoint technologie hebben wij de nieuwe website vormgegeven. Als u nog zaken mist of andere opmerkingen heeft dan horen wij deze graag.

Lees meer...

SharePoint zomeraanbieding!
Om het voor u interessant te maken deze zomer, heeft Be-Sync de tarieven met maar liefst 20% tot 30% laten zakken. Boek uw SharePoint project voor 31 augustus en profiteer van deze aanbeiding. Dit geldt ook voor uw projecten na 31 augustus (indien wel geboekt voor 31-8).
Lees meer...

Bureau Organisatie Bouwezen geeft Be-Sync vertrouwen
Bureau Organisatie Bouwwezen (BOB Advies) heeft Be-sync gevraagd om een second opinion te geven over het ICT outsourcing traject. Be-Sync zal deze second opinion onderbouwen aan de hand van een een onderzoek.
Lees meer...

Vervolg Visser en Smit Bouw
Na een succesvol afgerond onderzoek naar het gebruik van het huidige DMS systeem binnen Visser & Smit Bouw is Be-Sync gevraagd om te assisteren in een vervolgtraject.

Lees meer...

Copyright ©Be-Sync B.V. 2009