Beste clubcorrespondent,
Zij die onze website in de gaten gehouden hebben, hebben vast al opgemerkt dat FROS de laatste hand heeft gelegd aan de templates van de privacyverklaring en het register. De definitieve versies van deze documenten zijn beschikbaar op onze website en kan je raadplegen via volgende link.
Voor het opstellen ervan hanteerde FROS informatie en voorbeelden aangeboden door Scwitch en Dynamo, en is er getracht om deze optimaal af te stemmen op maat van onze clubs.
De templates werden bovendien nagelezen door de aangestelde DPO (extern expert).
Je bent als club uiteraard vrij om bepaalde items te verwijderen en/of toe te voegen. Meer info staat ook in de documenten zelf.
LET OP: een privacyverklaring mag niet gewoon gekopieerd worden, deze is uniek per organisatie.
De privacyverklaring dien je ter inzage beschikbaar te stellen aan de beoogde doelgroep (leden, voormalige en toekomstige leden, sympathisanten,...), door deze bijvoorbeeld op de website te zetten, of uit te hangen in de club. Op de aansluitings- en/of inschrijvingsformulieren kan je hier dan naar verwijzen.
Het register dient louter opgemaakt en bijgehouden te worden. Vergeet dit echter niet te updaten in geval van wijzigingen.
Tot slot is het belangrijk om ook een inventaris op te maken, die een overzicht biedt van de verwerkingsactiviteiten en je zo zal helpen bij het opstellen/aanpassen van de andere documenten.
Ook hiervan is er een voorbeeld beschikbaar op onze website.
Heb je zelf nog vragen? Neem dan zeker eens een kijkje op de FAQ pagina van Dynamo.
Hier kan je al heel wat antwoorden terugvinden.
Staat het antwoord op jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met info@fros.be.
Sportieve groeten,
FROS team
FROS Multisport Vlaanderen vzw