Dans ce numéro 4 de la Newsletter IST de l'École des Ponts ParisTech, nous vous proposons de découvrir 2 outils. L'un vient d'être déployé par la Direction de la Documentation dans l'objectif de simplifier la recherche bibliographique des chercheurs, l'autre est une plate-forme en ligne d'organisation d'événements scientifiques.

2 outils faciles d'utilisation qui vous seront bientôt indispensables...

Parallèlement à l'ouverture de son nouveau portail documentaire, la Direction de la Documentation de l'École des Ponts a mis en place un outil principalement dédié aux chercheurs : un point d'accès unique à la quasi-totalité des ressources qui sont à votre disposition pour vos recherches. Une URL simplifiée pointe directement vers le formulaire de recherche :

 

• Les principales collections (revues et ebooks) des grands éditeurs mondiaux que sont Wiley, Springer et Elsevier sont disponibles via cette interface, grâce au repérage de mots ou noms propres dans les métadonnées (informations qui décrivent le document) mais aussi dans le texte intégral des documents. 
• L'archive ouverte HAL est interrogée, tout comme ArXiv.
• Les sciences humaines et sociales ne sont pas oubliées puisque le portail Persée fait partie des bases proposées tout comme la plateforme CAIRN dont même le texte intégral des articles est indexé et donc utilisé pour retourner des résultats.
• Par ailleurs l'intégralité du Web of Science est également intégrée à la totalité des références recherchables via ce moteur. 
• Enfin, le catalogue de la bibliothèque Lesage et des bibliothèques de laboratoires peut aussi être interrogé simultanément !

 

 

 

Sciencesconf.org : l'outil idéal pour faciliter l'organisation d'événements

Le pôle IST vous propose de découvrir un outil dédié aux chercheurs pour l'organisation d'événements scientifiques ; il s'agit de Sciencesconf.org, une plate-forme conçue et administrée par le ccsd, le Centre pour la Communication Scientifique Directe, également concepteur de HAL.

Sciencesconf.org est un outil web entièrement paramétrable qui facilite l'organisation de rencontres scientifiques en prenant en charge tous les aspects liés à l'événement, depuis la sélection des contributions à l'édition des actes, en passant par la gestion des inscriptions et du planning des interventions.

Et, cerise sur le gâteau, les interventions peuvent être versées en un clic dans HAL !

Tout cela gratuitement et sans qu'aucune compétence technique ne soit requise par l'organisateur puisque tout se fait depuis la plate-forme en ligne. A noter que ce service est réservé aux établissements de recherche et d'enseignement supérieur.

 

Plus de 350 conférences ont déjà été hébergées sur Sciencesconf.org dont par exemple WIIT-PARIS2014 (à venir) organisée par l'IFSTTAR ou encore Interface2012 organisée par le LEESU ; 2 autres exemples ici et là pour montrer que le site de chaque conférence est personnalisable dans sa charte graphique et modulable dans l'agencement de son contenu. Les contributions retenues peuvent être affichées au fur et à mesure de l'élaboration du programme ou lorsque celui-ci est complet. Toutes les conférences créées se voient attribuer une adresse web personnalisée du type

et des adresses mails pour la gestion de l'événement.

L'organisateur peut même avoir accès aux statistiques de visites du site pour, par exemple, mesurer l'impact de sa communication sur l'événement.

 

Pour créer une conférence, il suffit d'en faire la demande sur le site et que celle-ci soit validée par le ccsd.

 

Dès lors, il est nécessaire de procéder au paramétrage du site :

• il faut définir quels types d'interventions il est possible de soumettre (communication orale, poster…) et quels types de dépôts il faut effectuer lors de la soumission (résumé, texte complet, résumé puis texte complet)
• pour chaque type de dépôt, il faut indiquer quelle est la période d'ouverture des soumissions ainsi que les champs obligatoires ou facultatifs que le déposant devra remplir pour décrire son dépôt
• il est également nécessaire de paramétrer les règles de relecture pour la sélection des interventions. Il faut indiquer le nombre de relecteurs possibles par dépôt, la période durant laquelle le relecteur peut procéder à son évaluation et il est aussi possible de permettre au déposant de prendre connaissance des commentaires des relecteurs une fois le papier accepté ou refusé
• il est même possible d'élaborer une grille de notation avec des critères propres à chaque comité de sélection

 

 

Pour élaborer le programme il faut simplement associer des événements à chaque créneau horaire sachant qu'il existe 5 types d'événements (session, discours, pause, logistique, sortie) et associer enfin les contributions retenues aux événements planifiés.

 

 

 

Le système permet la gestion des préinscriptions et des inscriptions avec un paramétrage fin de toutes les informations que l'organisateur souhaite obtenir des inscrits, comme par exemple leur participation éventuelle au dîner de gala.

Et pour ce qui concerne le règlement des frais d'inscriptions, il est possible de définir différents modes de paiement : par virement, par chèque, sur place et même en ligne avec une interconnexion au système de gestion de l'établissement organisateur (se renseigner auprès de l'agence comptable de l'École) ; pour les laboratoires CNRS, l'interconnexion est possible avec le système Azur Colloque.

 

 

Une fois l'événement terminé, il est possible d'éditer très facilement un recueil des résumés ou les actes de la conférence. L'élaboration de ce document est paramétrable de différentes manières en indiquant quels éléments doivent figurer dans le document et aussi en ajoutant manuellement des fichiers qui seront intégrés à la production finale.

Enfin, comme indiqué plus haut, les dépôts peuvent être reversés dans HAL un par un ou tous d'un seul clic. Les fichiers joints sont eux-aussi transférés en même temps. Et grâce aux informations fournies par le contributeur lors de la soumission, son intervention lui sera automatiquement associée dans HAL, ainsi qu'à ses éventuels co-auteurs, de même qu'à leur tutelle.

 

 

Le manuel d’utilisation de Sciencesconf.org est disponible en ligne et il est possible de tester l'outil en ligne avec ses principales fonctionnalités.

Mais le Pôle IST de la Direction de la Documentation de l'École est à votre disposition pour une éventuelle assistance dans la création d'un événement sur cette plate-forme.

La Direction de la Documentation de l'École des Ponts vous rappelle qu’il est important de répondre à l'enquête liée au projet national ISTEX, dont l'objectif est :

 

  - d’offrir un accès en quelques clics à un réservoir unique et exceptionnel de collections rétrospectives : archives de revues, bases de données, corpus de textes… ;

  - de renforcer la recherche et l’enseignement supérieur français sur la scène mondiale.

 

Né d’une impulsion nationale dans le cadre du programme « Investissements d’Avenir » du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, le projet ISTEX (Initiative d’excellence de l’Information Scientifique et Technique) bénéficie d’un financement de l’Etat à hauteur de 60 millions d’euros sur trois ans dont 55 millions d’euros sont uniquement destinés à l’acquisition d’archives scientifiques.

 

ISTEX doit favoriser la recherche en vous fournissant une documentation de qualité complétant l’offre actuelle.

 

Il est donc essentiel que vous fassiez connaître vos besoins

en répondant à l'enquête en ligne en cliquant ici

(jusqu’au 20 octobre).

 

Par exemple, si vous avez l’habitude de commander des articles à l’INIST via votre documentaliste référent, il est probable que vos demandes portent régulièrement sur les mêmes revues qui ne font pas partie de nos archives disponibles. Ce sont ces revues-là que vous pouvez signaler prioritairement comme vous étant utiles dans vos recherches et qui pourront éventuellement faire partie des acquisitions par l’ISTEX.

 

Pour plus de détails sur ce projet, consultez le site officiel www.istex.fr.