Vorige week las ik een artikel van Marianne Schutten, een collega trainer en coach. Zij heeft het over het kiezen van de juiste aanpak wanneer medewerkers niet doen wat je van ze vraagt. Ik vind dit artikel zo goed dat ik het hier met haar toestemming onverkort wil delen. Ere wie ere toekomt.
Laatst had ik een gesprek met Simone*. Simone is locatiemanager bij een kinderdagverblijf. Ze vertelde over een medewerkster in haar team waarmee ze meerdere gesprekken heeft gehad over steeds hetzelfde. Namelijk, die medewerkster doet iets niet wat ze wel moet doen omdat het bij haar functie hoort. Na al de gesprekken die Simone met haar heeft gehad doet ze het nog steeds niet. Simone zat gefrustreerd bij me. Ze twijfelde of ze het wel op de goede manier aanpakte.
Er zijn 4 redenen voor gebrek aan prestaties en waarom medewerkers niet doen wat je ze vraagt om te doen:
- Ze weten niet hoe.
- Ze denken dat ze niet weten hoe.
- Ze kunnen het niet.
- Ze willen het niet.
De eerste reden voor een gebrek aan prestaties, ze weten niet hoe, is de makkelijkste om op te lossen. Medewerkers die niet weten hoe ze iets moeten doen hebben training nodig, coaching, hulp bij de taak of een andere vorm van instructie. Het uitgangspunt is dat ze met de juiste training en instructie wel gaan doen wat je ze vraagt.
De tweede reden voor een gebrek aan prestaties, ze denken dat ze niet weten hoe, kan aangepakt worden door coaching. Het heeft tijd nodig. De meeste medewerkers hebben een rugzak. Ze reageren vanuit een situatie uit het verleden. En dat kan van alles zijn. Misschien heeft die medewerker wel gewerkt voor een sterk controlerende manager die hem nooit zelf een besluit liet nemen en fouten al helemaal niet tolereerde. Die medewerker zal heel voorzichtig zijn en niet makkelijk besluiten nemen. Je merkt dat hij vaak bij je binnen loopt, even iets met je af wil stemmen, maar nooit echt de knoop doorhakt.
Als je een medewerker hebt die denkt dat hij niet weet wat hij moet doen, maar jíj weet dat hij zelf het antwoord in zich heeft, moedig hem dan aan om zichzelf te vertrouwen. Als hij bij je komt voor goedkeuring of bevestiging stel vragen maar geef geen antwoorden. Vertel hem dat je zijn oordeel vertrouwt en moedig aan dat hij iets van risico neemt. Stimuleer hem het besluit de volgende keer te nemen zonder jou te vragen.
De derde reden voor een gebrek aan prestaties, ze kunnen het niet, is uitdagend maar helder. Soms is het zo dat mensen iets niet kunnen gewoon omdat ze er niet voor in de wieg zijn gelegd. Ze zullen het nooit GOED kunnen ondanks de hoeveelheid training, coaching of ondersteuning die ze krijgen. Als je al herhaaldelijk en effectief hebt gecoacht, getraind en ondersteuning hebt geboden en je medewerker kan het nog steeds niet, haal dan de verantwoordelijkheid weg. Geef iets wat hij wel goed kan. Als die verantwoordelijkheid een groot deel van de functie is dan heb je iemand in de verkeerde functie zitten. En wordt het tijd voor een verandering.
De vierde reden voor een gebrek aan prestaties, ze willen niet, is vervelend maar te managen. Er zijn veel redenen waarom mensen dingen niet doen omdat ze het niet willen doen. Bijvoorbeeld; omdat het saaie klus is, niet inzien waarom iets belangrijk is, onvoldoende tijd, gevoel dat de taak onder hun niveau is, et cetera.
Als je een medewerker hebt die het kan maar het niet wíl doen dan heb je een aantal mogelijkheden. Namelijk; de reden van het ‘niet willen’ achterhalen en wegnemen, de verantwoordelijkheid weghalen, een bonus of incentive in het vooruitzicht stellen bij het afronden van de taak of feedback geven ELKE keer dat de taak niet gedaan wordt.
Negatieve feedback is niet leuk, niet voor degene die het ontvangt en niet voor degene die het geeft. Niemand wil horen dat hij niet aan verwachtingen voldoet. Maar de ongemakkelijkheid van het krijgen van negatieve feedback ELKE keer als je iets niet hebt gedaan wat je moest doen zal een gedragsverandering creëren. Je medewerker zal gaan doen wat je hem vraagt of hij zal weggaan of jij hebt genoeg munitie om met hem een vruchtbaar gesprek te hebben over zijn vertrek.
De eerste stap in dat medewerkers gaan doen wat je ze vraagt te doen is om uit te vinden waarom ze niet doen wat je ze vraagt. Je moet weten waarom je medewerker niet doet wat hij moet doen. Anders is het onmogelijk om te weten of je op de juiste manier handelt.
Hier is hoe je zo’n gesprek kunt starten:
‘Ik heb gemerkt dat je xxxx niet doet. Help me begrijpen wat hier aan de hand is.’
Let op je toon. Vraag het vanuit échte nieuwsgierigheid. Om te achterhalen waarom hij niet doet wat hij moet doen. Als je dat weet kun je op de juiste manier handelen en hopelijk krijgen wat je wilt.
Veel succes.
* Omwille van de privacy verander ik altijd de namen van de personen aan wie ik refereer. Ook in dit artikel is de situatie echt, de functie klopt maar de naam is gefingeerd.
Dit artikel is geschreven door Marianne Schutten. Wil je nog meer gratis tips voor succesvol en inspirerend leidinggeven? Abonneer je dan op haar e-magazine via www.employeedynamics.nl. Je ontvangt dan bovendien het gratis e-rapport: 5 onmisbare prioriteiten voor succesvol en inspirerend leidinggeven in je mailbox.
